企业人事档案存在的问题及管理设想

来源：职称驿站所属分类：人力资源论文发布时间：2011-06-14 16:43:37浏览：次

　　【摘要】人事档案是企业员工信息的重要载体,历史全面地记载着员工的基本情况,反映着每一个员工个人经历、能力和德才的综合表现。准确、齐全、完整的员工人事档案是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。是促进人才合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍素质的重要措施,特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。人事档案具有法律效用。认真搞好人事档案管理,就能为企业决策者提供准确、齐全、完整情况。应该说人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期,无论对单位和个人都有不可替代的作用。本文就如何在新形势下搞好人事档案管理工作提出一些思路和想法。
　　【关键词】企业;人事档案;存在的问题及管理设想
　　
　　随着改革开的不断深化，对档案工作提出了更高的要求。我们踏着时代的节拍，面对新时期的时代的召唤，如何做好档案的管理工作，成为我们每一个档案工作者的都应面对的现实问题。本人结合工作实际，谈谈对档案存在的问题及一些认识，以及今后的设想。
　　一、人事档案的作用及其重要性
　　人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程。通过档案可以了解员工的过去,掌握现在,从而预测其发展潜力,及时发现人才;依据人事档案提供的信息,可以使各类人才扬长避短,各司其职,最大限度地发挥人才效力。
　　
　　二、人事档案管理现状及存在的问题
　　1.对档案管理岗位的设置不重视。长期以来，相当一部分人员包括领导对档案工作的认识存在一些误区，认为档案管理工作只是整理、归档、查阅，不能给单位创造经济效益。有些企业减员增效，人事管理人员编制不足，人事档案管理都是其他非专业人员兼管。
　　2.档案管理人员素质不高
　　档案管理人员思想保守，思想僵化，受到传统档案管理理念的影响，认为档案管理只是“看摊守市”。目前，我们虽然有了一支稳定的档案管理的队伍，但是这个队伍还不能适应当前时期的形式，尤其缺少能够依托档案信息进行深层次研究和开发的人才。
　　3.档案管理不规范。目前在一些大的企事业队伍中普遍存在的问题：第一，档案分散。第二，档案内容缺失。第三，档案不规范。
　　4.档案检索效率不高。目前一些企事业单位还应用手工台账进行检索，劳动量大，效率低。
　　5.档案的特殊性决定了档案服务性的地位，档案成为现代房产过户、公证，居民身份、养老、医疗更改姓名的重要的书面证明材料。
　　三、人事档案管理的设想
　　1.增强全体人员档案意识。首先领导要重视到档案的重要意义，进行物力上的支持，如设置专业的档案室，在硬件上配置适合档案柜、空调机、除湿机，设置防火、防盗自动监控等系统。在软件上配置计算机档案管理软件，提供信息化的管理平台，通过数字化、网络化技术手段，建立电子信息，使纸质的档案变为电子档案，这样不仅保存时间可以长久、占用地方小，而且可以迅速从计算机上查阅所需的人事档案材料。
　　2.提高档案管理人员的素质和专业水平，使档案更加现代化、规范化。
　　社会的发展和科学技术的进步，使档案工作任务、管理方式都有了很大的改变，档案管理者不应该是被动地、消极地接受、整理材料，而是应该主动地、积极地收集、归集材料。。因此档案人员也应由消极的文献记录保存者，变为档案遗产的积极塑造者。这一形式迫使我们尽快调整自己，迎接挑战。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源，
　　进入21世纪，在这个社会和经济生活处于快速发展时期，档案管理工作机遇与挑战并存，档案工作要想有提升与突破，根本的出路是提高档案人员的整体素质，组织档案管理人员参加继续教育培训。首先要求档案人员思想上重视，认识到档案管理工作的重要性。其次，结合新时期的状况，提倡个人自学，专研档案有关法律、法规；建议单位组织进行专业知识的学习，不断提升业务水平；使档案者适应新形势下的档案管理工作。最后，要充分利用计算机进行高效工作，马云曾说：“计算机将会改变我们生活的方方面面。”的确，新时期我们应该加强对档案人员计算机的学习、逐步提高档案人员计算机应用能力。利用计算机强大的功能，提高档案管理的效率，节约人力资本，提高服务质量。
　　3、加强档案管理的规范化
　　人事档案材料的统一性。人事档案包括员工履历材料；自传材料；鉴定、考核、考察材料；学历、评聘专业技术职务材料；政治历史情况的审查材料;参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;各种奖励、处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料(包括工人的招用、劳动合同、调动、复员退伍、保险福利待遇等材料)等十多项内容。将以上材料统一格式，分类装订。不仅整齐规范，而且便于查阅。
　　完善档案管理制度。应根据《档案法》、《档案法实施办法》和工作实际，制定《档案材料移交制度》、《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案库房管理制度》、《档案室工作职责》、《档案人员岗位职责》，将制度切实落在实处，使繁琐的档案工作有依可循，有“案”可查。
　　4、档案的工作不仅仅局限在本单位，新的形势下，外部环境要求与单位档案相联系起来，做好档案管理工作,强化服务意识,提高服务水平是很有必要的。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向,端正服务态度,树立创新意识,提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度,发挥好档案信息资源的作用,使其充分地为社会主义现代化建设服务,是我们档案工作者义不容辞的责任。
　　总之，随着时代不断的进步，为了更好地适应外部环境，作为档案工作者我们要具有强烈的使命感和高度的责任感，要通过自身的努力，专研档案的法律、法规，制定适应现代化的制度；要提高自身的素质及专业水平，强化档案管理意识；要增强服务意识，无私奉献；要在原本档案管理的基础上，取其精华去其糟粕，在陈旧中有所创新，在创新中有所坚持，创建档案工作的新里程。