数字化档案信息管理运用影响

 　　在当前来说信息管理是人类为了有效地开发和利用信息资源，以现代信息技术为手段，对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动。简单地说，信息管理就是人对信息资源和信息活动的管理。本文选自：《信息方略》,《信息方略》全面贯彻党的教育方针和“双百方针”，理论联系实际，开展教育科学研究和学科基础理论研究，交流科技成果，促进学院教学、科研工作的发展，为教育改革和社会主义现代化建设做出贡献。

　　摘要：在数字化档案信息安全管理中,要想充分发挥管理的作用,全面维护档案信息安全,保障档案信息的完整性,就要结合数字化档案信息系统的实际运行特点,全面考虑信息安全问题,从而有针对性的采取相应的管理策略,实现数字化档案信息的制度化管理。

　　关键词：数字化档案,档案信息,信息管理论文

　　一、实施数字化档案信息安全管理的意义

　　随着我国信息化水平的迅速提升,我国对数字化档案信息安全管理也有了更为深刻的认识。信息安全管理是维护数字化信息安全的重要手段,正所谓“三分技术,七分管理”,由此可见信息安全管理的重要性。数字化档案信息保障体系建设过程中必须有一套较为完善的制度,只有这样才能保证信息保障体系建设各个环节开展的规范性与合理性,而在信息保障体系建设中运用信息安全管理制度就能够达到保障信息安全的目的。对数字化档案信息进行安全管理,能够使所有人员主动参与到数字化档案信息保障建设过程中,不仅能够大大提高员工工作质量,同时还能够提高员工工作效率,因为科学有效的安全管理能够提高企业员工的凝聚力与向心力,对维护数字化信息安全及企业发展都有一定的积极作用。

　　二、数字化档案的信息安全问题分析

　　数字化档案信息与计算机中其他普通数据一样,都会受到多种不安全因素的影响。数字化档案信息主要是以信息数据的形式储存在于计算机内部系统中,若出现安全问题会直接影响档案信息的完整性与安全性。据调查了解所知,目前数字化档案信息主要存在的安全问题有以下几个方面:

　　(一)计算机硬件故障

　　现在大部分计算机中各个部件都采用了一定的保护机制,但这并不能阻止一些硬件故障的出现。硬件故障对数字化档案信息的危害性很大,比如若计算机中的硬盘磁道出现损坏或者严重故障,那么在很大程度上会造成信息数据破坏或者丢失,导致数字化档案信息的不完整。近年来,随着计算机设备的应用量越来越大,其内部硬件故障发生的频率也随之不断增高。

　　(二)计算机软件故障

　　要实现计算机对各项数字化档案数据的处理,有赖于计算机操作系统及数据信息处理相关软件。计算机软件的性能高低直接关系着数字化档案信息数据的安全性与完整性。随着数字化档案信息系统的不断完善,信息系统对软件的要求也越来越高,在这种情况下就出现了计算机软件功能性无法满足数字化信息系统的要求,在软件使用中无法确保其性能的稳定性。虽然在数字化档案信息系统操作中存在一些计算机软件故障,但与硬件故障相比,其发生故障的机率较小。

　　(三)病毒及黑客侵袭

　　病毒及黑客入侵是影响数字化档案信息安全的主要问题之一,这种问题较为常见,虽然一些计算机用户设置了防火墙,安装了多种杀毒软件,但依然无法完全避免病毒及黑客的非法入侵。

　　(四)系统更换操作或者停机

　　硬软件本身的兼容问题或者系统中包含的诸多无用资源,很容易导致计算机出现停机或死机状况,这是导致信息数据丢失的一个原因。

　　(五)人为操作引起的故障

　　在数字化信息数据安全维护过程中由于信息管理人员计算机操作不当,会对数字化档案信息安全造成一定的威胁,比如误删除信息数据的现象在日常工作中时有发生。

　　三、数字化档案的信息安全管理策略

　　针对上述问题在数字化档案信息安全维护中不仅要选择可靠的硬件设备,采用先进的信息安全保障技术,更要进行全方位的数字化档案信息安全管理,只有这样才能有效解决数字化档案信息安全问题,提高数字化档案的安全性。以下是笔者结合目前数字化档案信息安全问题所提出的安全管理策略:

　　(一)硬件设备安全管理

　　据调查了解所知,计算机硬件故障发生率十分频繁,严重影响了数字化档案信息安全,因此在信息安全管理工作中的首要任务就是对硬件设备进行科学选择与管理。应根据数字化档案信息系统的实际情况选择合适且性能良好的硬件及软件设备。另外在选择过程中应重点考虑计算机服务器的品牌及客户机,全面审核硬件设备的兼容性及拓展性,这样做的目的是为了当系统升级时避免数据信息丢失。

　　(二)信息技术安全管理

　　在数字化档案信息安全管理过程中仅靠管理人员的力量是不够的,还需要信息技术的协助。为了保证数字化档案信息数据的安全性,在管理工作中可以运用一些先进的信息技术来提高数字化档案信息安全。比如可以设置信息访问身份验证、防病毒体系,还可以对相对机密的数据进行加密操作,采取数据加密的方式可以有效防止信息数据在传输过程中被一些木马病毒及非法网站入侵,对保护数字化档案信息十分奏效。

　　(三)完善信息安全管理制度

　　在数字化档案信息安全管理工作中需要一套完善的信息安全管理制度,原因在于数字化档案信息种类较多,且具有一定的复杂性,若不制定完善制度,实行全面的制度化管理,很容易导致信息安全管理内部一片混乱,为了避免这种状况,企业应积极建立并完善信息安全管理制度。一般建立完善的信息安全管理制度需要从二个方面入手:

　　1.建立数字化文档管理制度。对于已储存在计算机中的信息应进行分类管理,大致应将其分为秘密、机密、绝密与非保密等几种保护类型。另外对于一些相对机密及敏感信息不仅要采取加密措施,还要将其储存在脱机的安全环境中,以免信息被他人非法窃取、破坏或修改。

　　2.建立人员安全管理制度。首先要将信息安全管理贯彻落实到实际信息维护中,让管理人员对信息安全管理有一个清晰客观的认识。这样一来,管理人员就会在工作中认真贯彻执行,极力维护数字化档案的安全。信息安全管理部门总负责人应对各个管理人员的工作进行考核,对于一些管理操作不当或管理不够严格的人员应给予相应的警告或处罚,让其从思想上意识到信息安全管理的重要性。其次应对信息安全管理人员进行定期培训,让其及时学习其他企业及国外优秀的信息安全管理方法及理念,为信息安全管理工作注入新的血液。这样一来,不仅能够大大提高信息安全管理的时效性与合理性,同时还能够提升信息安全管理人员的综合素质,对数字化档案信息安全管理工作的有效开展具有一定的积极意义。

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