论制度对档案管理的作用

　　[摘要]本文就建设工程档案报送责任书制度、建设工程档案预验收制度和建设工程竣工验收备案制度对建设工程档案管理的积极作用提出几点见解。
　　[主题词]制度，档案管理，作用
　　一、建设工程档案管理存在的问题
　　1、工程档案管理机构不健全，人员不落实。建设（开发）单位在建设项目机构设置上，未设项目档案管理机构，或没有明确专职的档案管理人员，项目档案管理人员还没有普遍持证上岗。建设（开发）单位往往侧重工程形象进度和质量控制，忽视工程档案管理，造成项目档案零散、不成系统，有的因工程拨付款不能按合同兑现，造成档案资料滞留在施工人员手中屡见不鲜。
　　2、建设单位不能严格履行应当履行的责任和义务。其表现为：《建设工程档案报送责任书》相关条款及责任不履行，对工程文件材料收集、积累、整理、移交、各环节和相关人员职责范围不清楚，对工程文件的套数、质量、移交时间等要求不熟悉，导致工程档案质量下降。建设工程档案报送应由建设单位向城建档案馆移交改换为施工单位代替报送的现象时有发生，造成工程档案移交主体混淆。
　　3、对工程档案管理工作不重视，移交档案不及时。建设工程竣工验收后,少数建设单位重实体交付，把工程档案移交置于脑后。不按规定时间移交，有的甚至在接到城建档案馆催交通知书后才移交，且移交的档案不完整，或建设、施工、监理单位各自单独移交，造成档案馆接收资料费人力、费时间、移交效率不高。
　　二、 实行建设工程档案报送责任书制度对档案管理的监督作用
　　2002年10月11日，江苏省人民政府第196号令《江苏省城建档案管理办法》第十二条规定，“各类建设工程均应当编制建设工程档案并建行登记，实行建设工程档案责任制。”2003年11月25日盐政发[2003]248号《盐城市城市建设档案管理办法》第十五条规定，建设工程档案的编制和报送实行登记制度。建设单位（含个人、下同）在领取建设工程规划许可证前，应到工程项目所在地城建档案管理机构办理登记手续，并与之签订《建设工程档案责任书》。这些规章条文的执行，促使建设工程档案管理工作由末梢移至前沿。
　　一是用制度规范行为。明确建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
　　二是责任明确责任书规定建设单位应当履行档案管理的责任和义务，是档案移交的第一责任人。
　　三是要求建设单位在工程招投标与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应当明确档案的套数、质量要求和移交时限，为工程档案实施前沿管理提供保证。
　　四是城建档案馆根据建设工程档案归档范围、质量要求，结合施工技术规范、标准和建筑节能要求拟制的“建设工程档案归档内容与排序表”，用以指导工程项目档案管理工作，作为建设单位及各参建单位收集、积累、整理、移交的依据，它涵盖了工程前期文件材料、施工阶段、建筑节能、监理、竣工验收等各阶段的方方面面，为工程档案管理前移搭建合作平台，起着积极的指导、督促作用。
　　三、建设工程档案预验收制度对档案管理的保障作用
　　工程档案预验收制度是继1998年档案保证金制度取消后，实行档案制度化管理的新举措。
　　2001年1月1日发布的国家标准GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》规定，“在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案预验收认可文件，不得组织工程竣工验收。”2001年7月国家建设部第9号令《城市建设档案管理规定》第八条规定“列入城建档案馆接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。”这些国标、规章条文的规定具有权威性、强制性和可操性，促使档案管理制度化，无疑给档案管理授予“尚方宝剑”。
　　一是国标、部门规章确定了工程档案预验收程序，必须严格依照执行，树立了城建档案管理的权威性。为加强工程档案的管理，国家、省、盐城市相继出台法规、规章，城建档案馆可以理直气壮地依照规定，督促建设（开发）单位严格履行好自己的责任和义务，严格工程档案预验收程序，共同做好建设工程档案预验收工作。
　　二是促进了建设工程档案规范化、标准化管理，提高了档案质量。2004年以来，东台市城建档案馆依据国家、省、盐城市档案管理规章、结合现行技术规范、标准要求。将原来的建筑工程、桥梁工程、道路工程、地下管线工程档案收档内容及排序表，进行了多次修订完善和补充，做到工程档案归档内容与现行规范标准同步，归档内容与工程实际产生的档案资料同步。
　　三是加强了档案馆与社会的联系。构建了档案馆与建设单位的合作关系。在组织建设工程档案预验收工作中，档案馆始终坚持“多指导、不指责；多协助、少添乱”的工作要求。在服务方式上，做到书面邀请与电话申请相结合，主动服务与及时服务相结合；承诺服务与限时服务相结合；既密切了档案馆与建设单位的关系，又赢得建设单位的理解与支持。同时，也调动了建设单位的主动性和自觉性，把业务指导贯串于预验收工作，始终实行面对面指导，手把手示范，发现问题现场讲解，及时完善，促进了档案齐全完整和整体质量的提高，为建设工程档案移交发挥了积极的保障作用。
　　四、实行竣工验收备案制度对档案管理的保证作用
　　2001年7月4日，建设部第90号令《城市建设档案管理规定》第九条明确规定“建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。”2001年9月18日江苏省建设厅苏建档[2001]331号《关于认真贯彻建设部第90号令切实加强工程档案管理工作的通知》要求，切实加强建设工程档案管理力度，采取有效措施确保建设工程档案管理与建设工程管理工作的衔接，将建设工程档案管理列入建设工程竣工验收备案管理环节。凡未取得建设工程档案认可文件的工程项目，不能办理建设工程竣工验收备案手续。《通知》要求，城市规划行政主管部门进行规划验收的同时，应当督促建设单位按规定向城建档案管理机构报送建设工程档案。房产管理部门在办理房屋权属初始登记时，应当核验《建设工程档案接收证明书》，并列入房屋产权产籍档案管理。事实上，工程档案的管理已纳入工程竣工验收备案程序和房屋产权登记程序，工程档案综合管理的良性循环机制已经形成。

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