试谈如何做好城建档案的利用工作

　　摘要：城建档案，不管是哪一种载体，都在城市建设中发挥了不可磨灭的作用，给社会提供了大量的极具佐证作用的资料，开展城建档案利用工作是极其重要的，对我们进一步提高和改善城建档案工作质量有积极的推进作用。
　　关键词：城建档案；城市建设；作用；利用
　　历史建筑只有靠档案才能永恒，城建档案记载着一个城市的过去和现在，描绘着城市表面的和地下的面貌。有人把城建档案形象地比喻成城市的“履历表”、“眼睛”，这些比喻都是恰到好处的。城建档案馆要积极做好档案的利用反馈工作，充分认识档案利用反馈工作的重要性，最大限度地发挥城建档案在建设和谐经济社会中的作用。
　　一、城建档案在城市建设中的作用
　　1.是城市建设管理的基础工程
　　城建档案工作是国家档案事业的重要组成部分。城建档案馆是科学技术单位，它由城市建设基层档案室和城建档案馆组成。市城建档案馆是储存、保管城市具有长期和永久保存价值的城建档案资料的基地，兼有政府职能部门的性质，担负着对县（市）区基层城建档案馆（室）的指导、检查工作，同时负责地方相关规章办法的制定和贯彻执行，城建档案事业长远发展规划制定和组织实施，城市规划、建设、管理等方面档案资料的收集、业务指导和安全保护工作，档案信息编研和开发利用，城建档案馆所处的地位和作用，是一个城市在进行规划、建设、管理工作中的一项基础性工作，而城市规划、建设、管理工作是城市可持续发展的先决条件之一。所以，城建档案工作也是社会、经济发展的一项基础性工作。
　　2.为城市建设的改革和发展服务
　　城建档案是在城市建设的实践中逐步积累并发展壮大起来的，真实反映了城市发展变迁的历史面貌，蕴含着丰富的文化精神和科学内涵，凝聚了一代代城建人的城市构思和理想，是人类城市文明发展程度和水平的真实记录和写照，也是全社会的宝贵精神文化财富。城建档案作为国家档案信息资源的重要组成部分，是城市建设不可缺少的重要基础性依据，具有其它档案所不可替代的重要价值，历来受到各级党政领导和广大城建工作者的高度重视和充分认同。
　　城建档案工作是城市建设可持续发展的重要组成部分。城建档案直接记录着城市产生和发展过程，保存大量对城市规划、城市建设、城市管理工作具有依据和条件的材料，城建档案馆进行分类整理保存或编研成果后，又直接为这些领域和社会提供各项服务。因此，在加快城市可持续发展过程中，必须高度重视城建档案事业发展，各级政府在制定城市长远发展计划时，要把城建档案事业列入规划建设中，制定和完善各类政策措施，与城市可持续同步协调发展。要在机构设置、管理范围、人员编制、经费渠道、设施设备添置等方面着力解决一些实际问题，促进城建档案事业全面发展。
　　二、提高城建档案利用价值的途径
　　1.树立大档案观，发挥档案信息资源的优势
　　社会是一个整体，强调分工，更强调协作。分工基于科学细致，明确责任；协作基于整合资源，发挥优势。社会是一个群体、经济体，更是一个文化体。是共同的文化基因造就了共同的思想基础和文化价值观，从而构成共同的精神支柱和智慧平台，并形成推动社会发展的强力支撑和内在动力。档案既是重要的政治资源和执政资源，也是重要的科技资源和文化资源。当档案以文化形态的方式展现在人们面前的时候，它是全社会的共同文化财富，必然要为社会所共享。社会共享的基本要求是资源整合，方便利用，这是档案事业发展的根本出路之所在。只有更好地实现资源整合，才能更好地形成合力和气候，更便于发挥其整体优势，塑造出整体形象。档案资源整合的思想基础是要牢固树立大档案观念。大档案观念强调相容性，这与市场经济背景下的竞争性并不矛盾。因为市场经济本身也是法制经济、理性经济和双赢或多赢经济。档案事业的发展同样需要法制、理性、双赢和多赢。同行竞争的目的是要改善服务，促进发展，在思想达到基本一致的前提下，实现互通互容，各展所长，趋利避害，优势互补。
　　2.不断探索城建档案的利用服务理论
　　一是借助文件生命周期理论，归纳出城建档案生成理论，即主要对城建档案的生成程序展开研究，探究城建档案形成规律，建立城建档案各门类档案归档标准，提高城建档案利用服务的查全率。二是对现有的馆藏类别结合城建职能展开研究，制订和完善城建档案的分类体系。三是借助档案价值理论对城建档案的服务对象、利用需求进行研究，拓展城建档案服务的范畴。四是探索城建档案的保管期限、密级划分标准，寻求和改善城建档案开放时间的规律性和可操作性。
　　3.强化档案规范化管理，坚持“依法治档”
　　城建档案管理部门要贯彻好国家的法律、法规，就必须加大档案法规的宣传力度，提高全社会的档案意识和法律意识，特别是提高各建设单位对依法建档移交工作重要性和必要性的认识，同时向有关单位宣传城建档案馆的接收范围，以及向城建档案馆移交档案的规定，加强交流、密切合作、增加收集力度，保证城建档案完整齐全地收集归档，健全科学的规章制度是城建档案管理规范化、制度化的有力保证。
　　随着计划经济向市场经济的转轨过程中，城建档案工作也发生了根本性的变化。我们凭着强烈的改革意识和进取精神，结合我市的实际情况，坚持“依法治档”，并认真落实“一书两证”制度，一是将城建档案工作纳入建设程序中去，从源头上杜绝建设单位不依法办事的行为发生，从而保证城建档案的有效的收集。二是坚持“依法行政”，搞好法规体系建设，并建立健全城建档案法规、标准的宣传及其实施和监督工作机制，规范执法程序，完善行政执法责任制，加大档案法制建设与宣传工作。
　　4.及时编写《档案利用实例》，汇集编发重返社会
　　《档案利用实例》是根据档案利用获得效益的具体事例编写出来的，一些档案馆只是把它作为档案目标管理认证和达标的材料，用后就将实例束之高阁，不汇编发表，重返社会，影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发，不但会促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档案、了解档案，也更能显示出档案和档案工作的价值。现实生活中，有的单位就是从档案利用事例中得到启发，或是在平时工作中的一个深刻教训才引起对档案的重视的。我们可以把编写好的资料赠送给有关部门的领导，也可以把那些典型的事例通过新闻媒体进行报道，档案馆也可以举办档案利用效果展览等，加大加强宣传档案利用反馈工作的重要性、必要性、自觉性，改变过去那种“用过即算”的旧观念，通过宣传让广大利用档案者能自觉、主动配合我们档案馆做好信息反馈工作。这样既可增强社会的档案意识，又可大大提高档案馆的社会地位和知名度。

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