论房地产企业工程档案的管理

　　摘要：随着房地产建筑业的迅猛发展，房地产项目活动中的工程档案日益成为一个重要课题，它在房地产项目经营管理过程中起着举足轻重的作用。然而，由于行业发展不成熟，使得工程档案的管理与归档呈现出一定的风险与弊端。本文围绕工程档案的管理，分析了当前我国工程档案管理的现状、存在的不足以及相应的实施对策。
　　关键词：房地产企业，工程档案，管理；
　　
　　
　　随着我国经济日新月异的发展，城镇化进程不断加快，城市化水平不断提高，人们的居住环境焕然一新，这既是房地产业的丰功伟绩，同时又是房地产进一步发展与壮大的无限动力。在这个过程中，工程档案是房地产项目活动的真实记录者，系统、真实、全面的反映了城市建设的历史与风貌，为现代化城市事业涂上了浓墨重彩的一笔。因此，研究当今工程档案的现状不仅有利于指导房地产业的前进步伐，而且有利于国家的现代化建设，为其提供重要的参考依据。
　　一、工程档案的涵义
　　工程档案是指工程建设管理与工程建设项目活动过程中直接形成的，记载工程建设主要过程和现状、与工程有关的重要活动等，具有保存价值的各种载体的文件，如文字、图像、图标以及声像材料等。工程档案必须依据国家对建设工程归档的一系列要求，实行集中统一管理，归档形成实体档案。一般情况下，工程档案的形成始于工程的开始；在工程实施过程中，工程档案要与竣工材料的编辑、整理、审定工作同步进行；工程竣工验收时，工程档案要与竣工材料一并完成。
　　工程档案的管理重点是工程各个阶段的文件材料，尤其包括竣工图在内的全套图纸。房地产企业工程档案的管理范围大致包括：1、项目立项报批文件，如项目立项申报文件和批复、方案审查意见或方案复函等：2、工程施工文件，如水电安装工程施工，通风、空调、电梯、消防等3、设计技术文件，如工程设计、勘察合同等；；4、工程监理文件：如监理规划、监理总结等；5、工程各单体竣工图、工程声像档案、工程管网档案等；6、工程竣工验收文件如竣工报告。
　　二、我国工程档案的管理现状
　　1、房地产企业对工程档案管理的投入不足
　　工程档案作为房地产项目活动中一项重要的内容，需要一定的人力、物力的支撑与管理，因此，对工程档案管理必要的投入应该列为房地产公司日常的经费支出。在目前的房地产公司运营过程中，可以为争夺业务付出大笔经费，也不惜为一次聚餐、一次旅行奢侈浪费，却在工程档案管理方面留有空白，硬件设施得不到改善，管理方法得不到更新，甚至将预算的档案资金一缩再缩为其他业务让步，导致很多房地产企业的工程档案归档管理沦为“鸡肋”角色，发挥不出其应有的作用。
　　2、工程档案实体管理混乱，利用效率低。
　　目前大部分房地产企业的工程档案并未进行专业的归档分类处理，各种类别、时期的档案材料没有实现统一的管理流程，而是散乱的堆放，缺少鉴定、说明和编目。正是由于这个原因，使得工程档案“到用时方恨少”，一旦需要查找利用时，便慌了手脚，存在着查找麻烦、利用困难的问题。例如在企业日常经营过程中遇到一些争议或纠纷，事实胜于雄辩，法律面前讲求证据，如果日常的档案没有条理，企业无论怎样据理力争都无济于事。
　　3、房地产公司缺少工程档案的专业人才
　　目前，大多房地产公司认识不到工程档案管理的现实意义，为了缩减成本或部门设置的完整性，通常由工程内部人员或行政管理人员兼任，只做日常的收集整理工作，对具体的档案管理工作并不深入甚至模糊不清。此外，市场上档案管理人才资源分配不平衡也是另一个重要原因。即便是科班出身的学院派档案管理人，大多数人才钟情于国有大中型企业或政府机关事业单位，才能够进入房地产民营企业的屈指可数。长期以往，房地产公司缺少专业的档案管理人员，没有科学的管理理念，使得工程档案的质量难免遭到质疑，出现失实、泄密等后果，甚至关系到企业的生死存亡。
　　4、工程档案载体的信息化普及率过低
　　当前，大部分房地产企业的工程档案实体仍停留在纸张、图片这些传统工具上，在档案归档方面，把档案装入档案袋中，用案卷盒装好后保存到文件柜中，最后将档案室锁住。由此看来，工程档案信息化管理还有待推广与开发。工程档案的信息化是未来档案管理的必然趋势，符合现代化进程的要求，这不仅可以使档案管理系统化，而且提高其安全性。如果企业遇到天灾人祸，档案实体将随着灾难一并消失，这些珍贵资料的损失将是无法弥补的。因此，利用档案管理信息化维护工程档案的完整性与安全性是十分必要的。
　　三、房地产公司工程档案管理对策
　　由上述论述可以看出，我国现阶段房地产公司工程档案的管理还不成熟，还存在不少弊端，这些弊端如果不及时改进会影响整个公司的发展，造成一定风险，因此，探析工程档案管理的现实意义不言而喻，如何提高工程档案管理水平，主要有以下几点。
　　1、明确工程档案管理内容
　　房地产公司的项目建设涉及诸多环节，包括项目招标、设备安装、电力系统配套、工程监理等不同环节。在每一个环节中都需要工程档案将重要内容记录备案。很多工程档案管理人员做到了全程记录，但是档案质量、实际利用价值却不尽如人意，因此，做好工程档案管理的第一步是明确管理内容。明确管理内容除了要按照公司相关管理规定进行之外，工程档案管理应尽可能的做到全、细、好。全，就是要针对每一次项目建设的具体情况认真核对相关内容、数据，及时查漏补缺，避免遗漏某一重要内容；细，就是在进行档案管理时的态度要严谨，比如数据、图纸的精确度，要一一对照，明确是否存在实际与清单数量不符合现象；好，就保证各个类别各个时期的工程档案保存完好，避免丢失现象。
　　2、指定工程档案专业管理人员
　　明确工程档案的管理范围至关重要，明确工程档案由谁来管同样不容忽视。房地产公司要设置专门的档案管理部门，安排专门的档案负责人员对工程档案负责，提高工程档案管理的专业水平和责任意识，具体应做到专职、专业。专职就是要设定一个主管部门负责工程档案管理的全过程，针对不同管理内容分配不同的具体负责人员，做到权责明确；专业，就是指档案管理负责人员专业素质要达标，档案管理是一种综合性很强的学科，涉及到物理、化学、法律等多门学科，所谓“术业有专攻”，要选派专业技术较强的富有一定管理经验的人才，确保档案管理员会管，更会理，决不是一个人人都能胜任的保管员。另外，对于一些特殊的档案，应该根据实际需要，可以采取单独成档，单独管理的方式进行专项管理。

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