浅谈档案信息资源的开发与利用

　　内容摘要：文章主要论述了档案信息资源的必要性，并用利用事例说明档案信息的凭证昨依据。加强对其开发利用，是落实科学发展观、推动学校各项事业全面发展的重要途径。
　　关键词：档案资源开发档案管理档案资源利用
　　档案以不同的载体形式存在,是一种信息资源。从形成到整理、归档、保管、利用的过程中，凝结了人们的辛勤劳动。明显地显露出档案所具有的价值和使用价值，这也构成了一般社会商品的基本属性即档案的商品属性，这种属性是档案进入市场的内在因素和先决条件。
　　当今世界是信息的世界，信息已成为人们从事各类社会实践活动不可缺少的需求，只要人们善于利用档案信息，就可以使这种潜在的生产力尽快转化为现实的生产力。特别是在社会市场经济条件下，企业要在激烈的市场竟争中求生存、求发展、求壮大，不断创造效益和物资财富，离不开科学的管理，正确的决策和建交科学组织管理机制，而且这些都离不开档案的依赖，大力开发档案信息资源，为企业生产经营和各项工作服务，已成为档案工作者的一项重要任务，如何使档案信息资源得以充分开发利用，谈谈自己的粗浅的认识。
　　一、档案是企业的重要信息资源
　　企业档案记述和反映了企业技术资质，科研成果、专利含量、工艺方法、管理水平、业绩评价、荣誉记载以及职工素质、队伍建设、设备配置、财务状况、经营现状等重要内容，在企业生产经营中起着不可估量的作用。如档案在加强和经营管理中，它可以为企业经营决策提供必要的参考，在进行资产评估时，它是必不可少的依据；在处理产权纠纷时，它可以提供历史凭证；在判明是非时，它维护企业的经济效益和合法权益；在实施技术改造时，它可以帮助企业了解历史和现状，避免走弯路，节省人力、物力、财力。企业档案是企业在长期的生产经营中形成的，它不因外部条件的影响而变化，它为企业的信息资源提供了重要依据。
　　二、 利用档案信息资源是企业振兴发展的需要
　　当今，我们正处在一个信息时代，信息的占有量和发展的深度、广度，已成为一个国家、一个民族、一个企业的经济、科技发达或落后的标志，这是当今社会的一大特征。企业要振兴发展，不仅要在广阔的市场搜集信息为企业的建设服务，而且更重要的是从企业档案信息中获取有价值的东西。档案利用事例一：1988年吉林省通化矿务局和当地政府发生土地纠纷，原矿务局所有的1190亩的山地，当地政府要收回，理由是该林地原来是地方的。在矿务局资源受到损失的关键时刻，局档案馆档案人员及时、准确将当年签订的协议书原件提供给矿务局法律部门，经与法院交涉，就此平息了一场激烈的争端，保住矿务局的1190亩山林，价值数百万人民币。档案利用事例二：自2009年以来，原蛟河、营城两个破产矿，经省劳动鉴定7－10伤残人员解除劳动关系后，频频来省上访要求办理退休，享受养老保险待遇。理由是原企业鉴定为4级伤残，按照国家政策规定破产煤矿职工达到1-6级残的，可办理退休。对此省政府给予高度重视，2010年6月11日省政府副秘书长召开专题会议，责成地方政府及各级信访部门做好政策的解释工作，并组成由省信访、劳动、公安、煤炭社保四个单位的联合调查组，对其上访问题进行认真的梳理和调查。由于此类上访问题政策性强、时间跨度大、涉及面广、人数多，属于煤炭企业关闭破产遗留问题。上访问题主要焦点是原企业执行的鉴定标准，与地方标准的差异。吉林煤炭工业社会保险中心受省政府委托，主要负责此上访问题的调查工作。通过档案馆提供的（东煤公司《关于下发职工因病伤休与医务劳动能力鉴定标准（试行）的通知》（东煤卫字［1989］第1110号））基本搞清了上访问题的来胧去脉，目前此上访问题已经平息，澄清了原企业工伤鉴定标准与地方劳鉴标准的关系，为省政府妥善处理上访问题提供可靠依据。维护了矿区及社会稳定。
　　档案利用事例三：2007年8月10日根据国土资源部《关于开展全国矿产资源储量利用调查工作的通知》(国土资发〔2007〕192号)文件精神，从2007年8月开始到2010年底,在全国范围内开展矿产资源储量利用调查。吉林煤矿安全监察局档案馆积累和保管了我省解放前后各地勘系统大量珍贵的以往地质资料，这些资料曾经在矿山资源勘探开发、矿产资源管理、重大工程建设以及地质灾害防治和地球科学研究等方面发挥了巨大的作用。
　　近几年黑龙江、吉林省煤炭地质调查总院在档案馆借阅了部分地质资料，这部分资料在全国矿产资源利用现状调查项目中发挥了重要作用。实施矿区资源储量核查工作有利于摸清资源家底、盘活资源存量、确保国内资源持续稳定供应，为国家经济建设和宏观决策提供基础支撑。通过这次矿产资源利用现状调查，可更新全国矿产资源储量数据库，为国土资源管理部门履行政府职能提供技术支撑。做好这项工作，可为制定矿产资源规划、矿产资源宏观调控、资源战略的实施以及企业自身的现代化管理等提供了决策依据。
　　只有全社会都重视档案，就能还历史本来面目。就能做到昨天的档案为今天所用。档案部门还积极提供档案资料，编印了《企业发展史》、《煤炭企事业概况》、《中国煤炭志》等资料，广泛地向社会宣传，从而提高了企业的知名度；通过提供档案，为企业经营决策、查处经济案件、编史修志等工作发挥了积极性的作用。
　　三、 怎样开发利用档案信息资源
　　社会公对档案信息资源的需求，即有常规性、持续性的需求，也有随机性、突发性的需求，还有周期性、高峰性的需求，如何使档案信息资源适应各种利用需求，是档案部门的中心任务也是档案工作的根本目的。因此，档案的开发利用就有必要从一般的提供利用向着主动开发档案信息资源转移，要把重点放在“开发利用”上，怎样才能有效地开发利用，更好地为企业经营和各项工作服务呢？
　　（一）解放思想，更新观念，实现档案工作由收集管理型向主动开发利用型的转变。长期以来，档案部门处于“收集、整理、保管、借阅”这种传统的管理模式中，未能迈开双脚，置身于沸腾的市场经济生活，以致档案信息资源未能充分发挥利用。因此。档案工作这种旧的思想观念和管理模式必须彻底改变，要把工作重心转移到为企业的生产经营这个中心任务服务上来，采取多种形式，主动面向机关、面向基层、面向施工现场，争取做到企业领导、基层单位、生产第一线需要什么，档案部门就能提供什么，并且及时收集、整理已竣工图纸和文字材料以便归档。
　　（二）加强档案信息网络建设，促进档案信息资源的交流和互补，社会发展到今天，信息的获得和利用对企业档案尤为重要。过去的东西打听，南北跑腿的信息获取方式很难适应今天社会的飞速发展。企业在市场经济条件下即相对独立又联系紧密，社会的高度信息化，使它们相互之间的信息交流越来越频繁，信息交换要求也变得越来越迫切了。而企业档案作为最庞大的固有信息库,是企业获取档案信息的一大重要来源,如何减少不必要的中间环节,方便快捷地获取所需档案信息,达到信息资源互补,是摆在许多企业之间亟待逾越的一道屏障,针对这一情况,我们各级档案部门需要加强横向联系,在互相建立起互通有无的信息通道.可以说,加强企业档案信息网络建设,是促进企业档案信息得到广泛利用的一个重要途径。这种以互利互惠为最终目的的信息交流，能更好的为社会、为企业服务。
　　（三）实现档案管理现代化，是开发利用档案信息资源的重要手段。现代企业管理，要求从管理思想、管理视野、管理内容、管理方法、管理方式和管理手段等方面。从传统的手工管理向现代化管理转变，作为企业信息系统主要组成部分企业档案工作，要适应企业深化改革，建交现代化企业制度的要求，档案工作必须加快现代化建设的步伐，要在档案管理领域推广应用先进的工作方法的手段，实现电子计算机、光盘、缩微、声像等技术应用档案管理，使企业对档案开发利用更方便、更快捷、更准确、更及时，只有这样，才能提高档案部门的工作效率和服务质量。
　　（四）抓紧对档案人员的技能培训工作，提高档案人员的业务素质，才是开发利用档案信息资源的有利保证。因此就必须加强对档案人员的培训，在进行档案基础知识培训的同时，应用一定时间专门培训信息工作技能，著录与标引的技巧，学习微机操作技术，使档案人员能够用现代化管理技术与方法指导档案工作实践。通过培训达到具有现代管理的思想和观念。有广博的知识，精通的业务和技能，能熟练掌握和运用现代化管理的方法和手段。只有这样，才能适应档案今天发展的需要，才能使档案的信息工作扎扎实实的发展起来。
　　（五）开展编研工作是开发利用档案信息资源的有效途径。目前大部分档案部门工作仍停留在收集、整理、保管等基础工作上，档案的开发利用很淡薄，不能满足各项工作的需求，因此，档案部门在做好基础工作的同时，编研工作一定要紧密结合企业需要，从大量的档案材料中提炼出结论性、规律性的数据和论据，将其浓缩概括，编纂出结构严谨、文字精练、系统完整的档案信息集合，编纂出有利用价值的编研成果，有效地帮助企业搏击市场，抢占市场，显示出档案的强大的生命力。
　　随着我国经济发展战略目标的逐步实现，具有中国特色社会主义新文化建设将越来越受到社会各界的重视，可见，在21世纪，一个全国性的开发档案信息的高潮一定汹涌澎湃。
　　

《浅谈档案信息资源的开发与利用》

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